上海電力學院加強本科生教學檔案工作管理辦法

 

（2005年12月制訂）

 

第一章  教學檔案工作的基本原則

第一條  為了加強我校教學檔案管理工作，提高教學檔案的質量和管理水平，使教學檔案更好地為我校教學發展服務，根據《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》和《上海電力學院檔案管理辦法》及其它相關法規等規定，結合我校的實際情況，制定本辦法。

第二條  教學檔案是指在教學過程中直接形成的，以文字材料、圖表、照片、錄音、影像等形式存在，具有保存價值的教學文件材料總稱。

第三條  教學檔案是教學管理工作的重要組成部分，教學檔案管理的好壞是衡量高等院校教學管理水平和教育質量規範性的重要标志，是反映學校教育發展與教育改革的重要依據，是檢查、評估教學管理工作的一個重要方面，對積累經驗,改進教學,提高教學質量和管理水平,探索高等學校教學管理規律都具有重要意義。

第四條  教學檔案應集中領導分級管理，屬永久性和長期性保存的教學檔案一律歸入學校檔案室保存，各院(系)在教學活動中形成的有一定保存價值的教學材料由各院(系)或教研室(學科組)保存。

第五條  教學檔案工作管理要做到“四同步”，即在布置、檢查、驗收、總結教學工作及管理的同時，要布置、檢查、驗收、總結教學檔案工作。

第二章  教學檔案工作的崗位責職

第六條  為了加強我校教學檔案管理工作，各職能處室和各二級院（系）應落實分管責任人，适當配備具有較好政治和業務素質的兼職教學檔案人員，督促本部門兼職教學檔案人員注意平時各類教學檔案材料的形成積累，積極疏通渠道配合兼職教學檔案人員的立卷歸檔工作，确保本部門的教學檔案保質保量按時完成。

第七條  兼職教學檔案人員要接受學校檔案室的業務指導培訓和督促檢查，堅持平時立卷，根據本部門不同種類教學檔案材料形成特征，合理分類存放，并按學校檔案管理規定按時把教學檔案進行歸檔，保證教學檔案材料的完整、準确、系統。

第三章  教學檔案歸檔範圍

第八條  本教學檔案歸檔範圍确定的原則是從實際需要出發，從學校和教育事業的延續、發展與提高出發，以國家的教育方針政策為指導，根據教學檔案的不同作用确定教學檔案的保存和保管期限，以保證教學檔案的完整、準确、系統。本校教學檔案材料歸檔範圍詳見附件。

第四章  教學檔案歸檔要求

第九條  凡需歸檔的教學檔案材料，必須遵循教學檔案材料的自然形成規律，保持教學檔案材料之間的聯系，根據便于保管和利用的原則進行系統整理。

第十條  凡需歸檔的教學檔案材料，應盡量采用原件，規格相對統一，一般用打印件，不能打印的則要求用藍黑墨水書寫，字迹要工整，圖文清晰，并按學校檔案室的要求裝訂成冊，以利保存。

第五章  教學檔案材料的收集、整理和歸檔驗收

第十一條  教學檔案材料收集工作必須貫徹集中領導分級管理的原則，遵循教學檔案的自然形成規律，按時間先後順序和歸檔範圍各大類分類收集，并加以系統整理組卷，編排頁号或件号，填寫卷内目錄，拟定案卷标題。

第十二條  凡屬學校檔案室規定需永久性、長期性和部分短期性保存的教學檔案的檢查、驗收、組卷等工作由學校檔案室負責。

第十三條  教學檔案材料要遵循學校檔案管理規定按年度或問題進行立卷歸檔。并于每年的六月底前完成上一年度教學檔案的歸檔。

第六章  教學檔案的管理

第十四條  教學檔案的管理必須由專人負責管理，不得丢失。教學檔案的管理按便于保管和方便利用原則進行分類、編号和排列。教學檔案的管理要做到安全保密制度，還須做好防竊、防火、防潮、防黴、防蟲、防曬等工作。

第十五條  教學檔案的利用與開放按照學校檔案管理規定執行，查閱、摘錄或複制教學檔案也要嚴格按照學校檔案管理規定由學校檔案室負責辦理。

第七章  附則

第十六條  本辦法自發布之日起施行。

附件：

序号     歸檔文件名稱            保管期限               教學綜合文件 

1―  1 上級下達的有關教學工作的文件材料（規定、指示、辦法、意見、通知等）   長期

1―2  教學改革、培養目标、培養規格、學制等方面的意見、規定、方法           永久

1―3  本校制定的教學管理規章制度                                           永久

1―4  學校教學工作要點、工作總結、報告、簽報                               長期

1―5  學校組建的有關教學的各種委員會、領導小組會議記錄、紀要、決議         長期

1―6  學校教學管理委員會工作例會會議紀錄、紀要、決議                       長期

1―7  上級、本校有關教學評估的文件材料（通知、報告、批複及支撐性材料）     長期

1―8  本校有關教學督導工作文件材料                                         長期

1―9  本校有關教學質量檢查的通知、計劃、總結、報告                         長期

1―10 本校召開的教學工作會議文件材料（會議記錄、紀要、決議、讨論的文件等） 長期

1―11 學校舉辦的重大教學活動的材料（講話、報告、記錄、名單、聲像材料等）   長期

1―12 教學一覽（教學計劃、課程簡介、教師簡介）                             永久

1―13 評選各級優秀教學質量獎的通知、決定、名單、事迹材料                   長期

1―14 教學工作統計報表                                                     長期

1―15 本校教學情況一覽表、交流簡報                                         長期

 

2―1 上級、本校有關專業設置及實驗室建設的文件                              長期

2―2 專業、實驗室論證、評估、申報、審批材料                                永久

2―3 專業、實驗室建設材料                                                   永久

2―4 重點專業、實驗室建設計劃、簡報、總結材料                              長期

2―5 重點專業、重點實驗室建設統計報表                                      永久

2―6 開課目錄

 

3―1 上級、本校有關學籍管理的文件材料（規定、指示、辦法、意見、通知等）    長期

3―2 學生成績總表、各學期成績登記表、師資配備安排表                        永久

3―3 學生英語4―6級、4―8級、口語考試成績                                 長期

3―4 學生計算機等級考試成績                                                長期

3―5 學生學籍變更材料（升級、留級、重讀、休學、複學等）                    長期

3―6 給予違紀學生紀律處分的決定                                            長期

4―1 教學大綱                                                              永久

4―2 課程建設要求及安排、校曆表、課表                                      長期

4―3 各院（系）、科、專業課程試題庫、專業課程期末考試試卷                    長期

4―4 教學實習、生産實習計劃、總結及有關材料                                 長期

 

5―1 上級有關學位工作文件材料                                              長期

5―2 本校學位評定條例、辦法及計劃、總結                                     長期

5―3 學位委員會會議記錄、決定                                              長期

5―4 學位委員會授予學士學位、雙學位清冊及簽收名冊                          永久

5―5 本校學生畢業證書、肄業證書、結業證書驗印名冊                           永久

5―6 畢業生質量跟蹤調查和信息反饋材料                                      長期

5―7 開具學曆證明、換發文憑名冊                                             長期

 

6―1 上級、本校有關材料工作的規定、辦法、通知、條例                        長期

6―2 校教材工作會議記錄、紀要、決議                                        長期

6―3 本校自編、主編材料                                                    長期

6―4 各院（系）各專業使用教材目錄                                          長期

6―5 本校自編、主編教學指導書、實習指導書和習題集                          長期

6―6 試卷質量評審表                                                        短期

6―7 教材評審及獲獎材料                                                    長期

6―8 出版教材合同、計劃                                                     短期

 

 

序号                           歸檔文件名稱                           保管期限

1―1 上級關于學生教育與管理的規章制度、辦法、意見、通知                    長期

1―2 本校制訂的有關學生管理的規章制度                                      長期

1―3 本校學生工作的計劃、總結、報告、簽報、會議記錄                        長期

1―4 學生工作統計報表                                                      長期

1―5 有關勤工儉學、勤工助學及大學生保險工作材料                            短期

 

2―1上級、本校有關招生工作的通知、規定、辦法、意見                         長期

2―2 招生計劃、生源計劃、招生工作總結                                       長期

2―3 新生錄取原始名冊及新生名單                                            長期

2―4 委培、代培、自費生、保送生計劃、合同及名單                             長期

2―5 招生專業介紹材料                                                      長期

2―6 本校關于取消、保留及恢複新生入學資格的決定                             短期

 

3―1 新生入學登記表                                                        永久

3―2 在校學生名冊                                                          永久

3―3 準予有關學生休學、複學、轉學、退學及保留學籍的決定                     長期

3―4 各類學生獎學金評選、發放的規定、通知及獲獎名單                         長期
3―5 給予違紀學生紀律處分的決定                                            長期

 

4―1 上級、本校有關畢業生工作的通知、意見、規定                            長期

4―2 畢業生工作計劃、總結、報告、簽報                                       長期

4―3 畢業生供需統計、計劃、合同                                             長期

4―4 畢業生正式分配、調配、派遣名冊                                         永久

4―5 評選優秀畢業生的通知、名單                                             長期

4―6 有關非上海籍生源畢業生留滬工作的報告、批複                             短期

4―7 有關将部分畢業生材料退回家庭所在地的決定                              短期

 

序号                         歸檔文件名稱                             保管期限

1 上海市教委、電力部等上級機關頒發的有關教育、教學管理的規定、意見、        長期

條例、通知等

2 院（系）年度工作計劃、總結、報告、簽報                                    長期

3 以院（系）名義制發的有關教學、行政管理的文件（規定、辦法、決定、通知、通報等）

長期

4 各院（系）制訂的各規章制度                                               長期

5 院（系）工作會議、黨政聯席會議記錄、紀要、決議                            長期

6 學術、學位分委員會會議記錄、紀要、決議                                    長期

7 其他會議記錄                                                         短期自存

8 院（系）給學校或上級的請示、報告及上級的批複                              長期

9 同國内外院校或企業之間的院際（企）交流的協議書、備忘錄                    長期

10各教研室、實驗室、研究所（室）負責人名單                                 短期

 

11―1 有關教學改革、課程建設方面的材料文件（調研報告、計劃、總結、設想、規劃

      實施意見                                                             長期

11―2 典型教案、重要課程的備課筆記                                      長期自存

11―3 各專業課程試題庫                                                     長期

11―4 專業、課程教學評估材料                                                長期

11―5 教研室教學工作總結、教師教學經驗小結                              長期自存

11―6 研究生教學使用的自編、主編教材及使用材料目錄                          長期

11―7畢業實習管理性文件                                                   長期11―8 各專業教學檢查、調查材料及總結                                    短期自存

11―9 教研室工作志                                                     短期自存

11―10 優秀本科生畢業論文及評審意見（非優秀的自存）                         長期

11―11 課堂教學材料、課程進度表                                         短期自存

11―12 優秀實習報告                                                    短期自存

11―13 教師教學任課安排、教案                                           長期自存

 

12        體育工作文件（規劃、專業建設、課程建設、教學評估、運動會、總結、比賽成績等）

12―1 校内外各屆大學生運動會的通知、競賽規程、成績冊                       長期

12―2 群體競賽工作計劃、訓練計劃、總結                                     長期

12―3 體鍛工作材料                                                         長期

12―4 其它